Lopen jouw collega’s ook weg vanwege de niet optimaal functionerende IT?
Ben je op zoek naar een structurele IT-oplossing die meegroeit met je organisatie?
Weet jij wat je actuele IT-Security status is of loop je onnodige bedrijfsrisico’s?
Uit recent onderzoek blijkt dat ruim 8% van onze werktijd verloren gaat door haperende ICT. Dat zijn toch bijna 2 werkdagen per (fulltime) werknemer per maand. Dit kost het bedrijfsleven 19 miljard euro per jaar.
Je bent niet de enige en wij kunnen ons voorstellen dat er op dit gebied ook uitdagingen voor jouw organisatie zijn.
Al meer dan 20 jaar ondersteunen wij groeiende ondernemingen bij:
Endpoint Management – Productieve werknemers, een gezond bedrijf
Operational Security – Grip op IT-operations en cybersecurity
Workspace Management – Gepersonaliseerde en toch uniform ingerichte werkplek
Vulnerability Management – Bescherm je netwerk tegen kwetsbaarheden
Network Monitoring – Continue complete controle over je totale IT-infrastructuur
Asset Management – Bespaar kosten, vermijd risico’s
Zo hebben wij bijvoorbeeld een klant voorzien van een centraal systeem voor het ondersteunen van hun eindgebruikers. Hierdoor zijn ze onder andere in staat geweest om:
Voor aanvullende informatie? Het bespreken van uw uitdaging? Neem vrijblijvend contact op voor een overzicht van de mogelijkheden.
Binnen de door hun gestelde deadline een overname te faciliteren en beheersbaar te kunnen
groeien van 150 naar 300 werkplekken
Hun werkplekbeveiliging (endpoint security) te optimaliseren en centraal te managen
Medewerkers sneller te ondersteunen (denk aan de uitrol van nieuwe software)
Onze opdrachtgevers zijn met name snelgroeiende bedrijven (200 tot 1000 werkplekken), maar ook grotere organisaties met meer dan 5.000 werkplekken die maximaal rendement willen halen uit hun IT.
We werken met een vast methodiek/stappenplan om dit bij onze klanten te realiseren.
Graag komen wij met je in contact om te kijken wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.
Specialismen
End User Management, IT Beheer, System Management, Mobile Device Management, Managed Services, Performance Management, IT Asset Management, Security Management, Patch Management, Software License Management, Sourcing, Ivanti, Avanite, Unified IT, PRTG, Paessler, Ivanti Neurons, Workspace Management, Vulnerability Management, Endpoint Management, Network Monitoring, Consultancy, Implementaties, Guardian360 en Barracuda
Use Case
Dynamic Case management met gebruik van slimme software een integraal platform.
De route naar één integraal ICT-landschap
Eén integraal ICT-landschap, dat is de stip op de horizon voor de CTO. “Het doel is niet om zo min mogelijk applicaties te hebben draaien, maar te zorgen dat alle applicaties samenwerken en de processen volledig dekken.” In 3 jaar tijd heeft de ICT van Onze-Klant hierin belangrijke stappen gezet. Van de – naar eigen zeggen – ‘post-it-cultuur’, naar een goed draaiend onderdeel van het Shared Service Center en een efficiëntieslag waar je U tegen zegt. Welke stappen dat waren? Dat lees je hieronder.
De kracht van een Integraal kernsysteem is dat het makkelijk in te passen is in je IT-infrastructuur.
Stap 1. Beginnen bij de Self-Service Portal
“Als serviceafdeling groei je snel in overhead, dus er is vaak een hoge werkdruk. Een Self-Service Portal is één van de manieren om dit te reguleren,” vertelt Onze-Relatie. “Je bent namelijk minder tijd kwijt aan telefonisch contact en meldingen onderbreken je normale werk niet.” In 2018 is de gehele een Integraal kernsysteem omgeving voor ICT opnieuw ingericht en daarna wilden we met het Self-Service Portal andere afdelingen laten zien dat het ook een oplossing kon zijn voor hun capaciteits- en kwaliteitsproblemen.
Inmiddels werken alle ondersteunende afdelingen binnen het Shared Service Center – ICT, HR, Inkoop, Administratie en Marketing – in het Self-Service Portal, maar dat heeft wel even geduurd. Onze-Relatie: “Je moet niet meteen proberen je masterplan van de grond te krijgen. Dan loop je tegen weerstand aan. Dus we begonnen klein, met het registreren van meldingen. Daarna realiseerden steeds meer afdelingen zich dat een portaal hun dagelijkse werk een stuk makkelijker kon maken. Waar wij eerst andere afdelingen benaderden met deze oplossing, kwamen ze nu naar ons toe!”
Stap 2. De invoer standaardiseren
Toen de afdelingen besloten hun meldingen in een Integraal kernsysteem bij te houden, kwam vanzelf de behoefte om hier formulieren voor in te zetten. Onze-Relatie: “Een schrijffout of een verkeerde datum lijkt een kleinigheid, maar dit soort dingen zijn ontzettend belangrijk in een administratief proces. Je bent meteen tijd kwijt aan het nabellen. Door de invoer te standaardiseren voorkom je dit soort fouten.” Alles wordt bij Onze-Klant via formulieren doorgezet naar de juiste afdeling en die gaat er vervolgens mee aan de slag. “een Integraal kernsysteem functioneert hier vooral als doorgeefluik. Iedere afdeling werkt gewoon volgens eigen processen en met eigen systemen. Als de administratie bijvoorbeeld een aanvraag krijgt om softwarerechten aan een nieuwe medewerker toe te kennen, krijgen ze dat door via een Integraal kernsysteem en dan gaan ze dit daarna regelen in hun eigen systeem.”
Het Dienstencentrum van Onze-Klant heeft een behoorlijke efficiëntieslag gemaakt. Allereerst door de meldingen centraal in de Self-Service Portal binnen te laten komen, maar ook vooral door formulieren in te zetten. “Daarin zijn afdelingen soms zó enthousiast, dat ze een beetje doorslaan. Dan willen ze de formulieren veel te gedetailleerd en complex maken. Daar moeten we nu voor waken.”
Stap 3. Alle points of entry integreren
Er komen 30.000 meldingen per jaar binnen via de Self-Service Portal. Onze-Relatie: “Het liefst zou ik alle meldingen via de SSP krijgen. Maar in de praktijk krijg je nooit een single point of entry. En dan heb ik het niet alleen over mailtjes of telefoontjes. Er werken veel collega’s in het veld, zoals monteurs die op hun tablets in een eigen, meer op hun taak gerichte, app werken . Hiervoor moet je een Integraal kernsysteem dan niet ook in willen zetten. Daarom worden de relevante velden uit de checklists in deze app via een simpele mailimport naar een Integraal kernsysteem gestuurd. Onze-Relatie: “Mailimport met een Integraal kernsysteem is een fluitje van een cent. Zo hebben we alle informatie centraal bij elkaar, zonder dat mensen dit zelf moeten regelen.”
Mailimport met een Integraal kernsysteem is een fluitje van een cent.
Onze-Relatie
Stap 4. De CMDB updaten met leveranciersinformatie
Naast de mailimport zijn er ook slimme koppelingen gelegd met andere systemen om processen nóg soepeler te laten verlopen. Onze-Relatie: “Als een nieuwe medewerker start, wordt er nu 2 weken voor de startdatum een seintje gestuurd naar de leverancier van de werkplekapparatuur. Die zorgt vervolgens dat deze medewerker in een beveiligde webshop – gelinkt met hun een Integraal kernsysteem-omgeving – bedrijfsmiddelen kan aanvragen. Deze webshop wordt gefilterd op basis van het functieprofiel, zodat deze nieuwe medewerker alleen middelen kan aanvragen die voor die functie relevant zijn. Als alles besteld is, stuurt de leverancier de spullen per koerier naar de juiste locatie. En de gegevens van deze spullen worden uit de een Integraal kernsysteem-omgeving van onze leverancier gesynchroniseerd met onze CMBD. Daardoor weten we dus precies wie welke spullen heeft en hebben we ook alle gegevens van deze bedrijfsmiddelen compleet.”
Stap 5. Robotic Process Automation gebruiken
Bij Onze-Klant moeten regelmatig nieuwe klantgegevens worden ingevoerd. Daarbij komen veel checks kijken, de KvK-gegevens moeten bijvoorbeeld in het handelsregister geverifieerd worden en er moet een creditcheck uitgevoerd worden. “We zijn nu bezig met een pilot om dit via Robotic Process Automation (RPA) te laten verlopen. Als er een nieuwe klant wordt aangemeld in een Integraal kernsysteem, wordt als het ware een robotje getriggerd die in het KvK-handelsregister inlogt om gegevens te checken en de resultaten vervolgens weer invoert in een Integraal kernsysteem. Dat scheelt veel tijd!”
Stap 6. Eruit halen wat erin zit
Er zijn veel mogelijkheden om uit externe bronnen – bijvoorbeeld via mailimport of RPA – gegevens in een Integraal kernsysteemte krijgen, maar omgekeerd kan dat natuurlijk ook. Onze-Relatie: “Rapporten zijn belangrijk om bij te kunnen sturen, maar een Integraal kernsysteem is dan maar een klein stukje van de puzzel. Daarom rapporteren we met behulp van Tableau, waarin wel gegevens uit een Integraal kernsysteem worden geïmporteerd. Zo hebben we een totaaloverzicht.”
En niet alleen intern wordt gekeken hoe gegevens uit een Integraal kernsysteem zo slim mogelijk ingezet kunnen worden. Onze-Relatie: “Als bij een klant een installatie een storingsmelding geeft, wordt dat vaak in de eigen een Integraal kernsysteem-omgeving geregistreerd. We willen daarom een koppeling leggen tussen een Integraal kernsysteem-omgevingen van klanten en ons planningssysteem. Op deze manier kunnen wij meteen een monteur inplannen, zodra de storing bij de klant wordt geregistreerd.”
een Integraal kernsysteem is bij Onze-Klant een belangrijke schakel in het ICT-landschap, maar niet de enige. “De kracht van een Integraal kernsysteem is dat het makkelijk in te passen is in je IT-infrastructuur,” aldus Onze-Relatie. “Automatisering moet je niet moeilijker maken dan nodig. Kijk waar je applicaties goed in zijn en gebruik ze daarvoor.”